Zo houdt MUMC+ grip op kwaliteit bij de inkoop van 20 miljoen onderzoeks- handschoenen
Stafadviseur medische middelen Léon Moonen deelt ervaringen en geeft tips.
Léon vertelt hoe de recente aanbesteding voor de inkoop van twintig miljoen onderzoekshandschoenen door het MUMC+ verliep. En hij geeft tips aan andere zorgorganisaties die kwaliteit centraal willen stellen in aanbestedingsprocedures.
Léon, wat is jouw rol als stafadviseur medische middelen?
“Mijn collega en ik – we zijn met z’n tweeën – zijn eindverantwoordelijk voor de beschikbaarheid en kwaliteit van de medische middelen. Daarbij vormen we de schakel tussen de eindgebruiker, de afdeling inkoop, de afdeling logistiek en onze leveranciers.”
“In tegenstelling tot onze collega’s bij veel andere ziekenhuizen vallen wij niet onder de afdeling Inkoop; wij maken deel uit van de expertise-eenheid Kwaliteit, Innovatie en Onderzoek. In die hoedanigheid zijn we betrokken bij aanbestedingen, maar gaan we bijvoorbeeld ook regelmatig met bestaande leveranciers in gesprek om ons te laten bijpraten over productinnovaties.”
“Als stafadviseur kijk ik uitsluitend naar de kwaliteit, veiligheid en doelmatigheid van medische middelen. Op basis van die drie criteria stem ik mijn advies zo goed mogelijk af op de eindgebruiker. Vervolgens is het aan Inkoop om die producten tegen een goede prijs in te kopen.”
Onlangs hebben jullie een aanbesteding afgerond voor de inkoop van handschoenen. Kun je ons iets vertellen over de omvang van die aanbesteding? En het verloop ervan?
“Het ging om een Europese aanbesteding van ongeveer twintig miljoen handschoenen, verspreid over een tijdsbestek van drie à vier jaar. Nitril onderzoekshandschoenen van één type, in verschillende maten.”
“Ongeveer zeventig leveranciers hadden zich ingeschreven voor de eerste ronde. Na een tussenselectie bleven er zo’n twintig over. Die hebben we beoordeeld op basis van ons PvE, het Programma van Eisen. In de laatste ronde ging het nog om vier partijen, wiens producten we aan een praktijktest hebben onderworpen.”
“Wij vinden het belangrijk dat eindgebruikers ook zeggenschap hebben. Zij weten het beste aan welke eisen een product moeten voldoen.”
Kun je iets meer vertellen over die praktijktest? Hoe gaat dat? En wie betrek je bij zo’n test?
“Vroeger besliste Inkoop welke medische middelen er op de afdelingen terecht kwamen. Maar wij vinden het belangrijk dat eindgebruikers daar ook zeggenschap in hebben. Zij weten het beste aan welke eisen een product moeten voldoen.”
“Vier jaar geleden hebben we daarom een keer een test met eindgebruikers gehouden, bij een aanbesteding voor spuiten, naalden en iv-katheters. Sindsdien doen we het bij al onze aanbestedingen. Je creëert er ook draagvlak mee. Achteraf zul je niemand horen zeggen dat de keuze op een product is gevallen ‘omdat het weer goedkoper moest’.”
“Bij deze aanbesteding hebben we de leveranciers die het beste scoorden gevraagd productsamples aan te leveren. Per leverancier hebben we de handschoenen in alle maten op tafels tentoongesteld en een groep eindgebruikers gevraagd ze te beoordelen. Individueel, om onderlinge beïnvloeding te voorkomen. Aan de hand van een heel simpel formulier met drie smiley’s: goed, matig of slecht. Aan de twee leveranciers die daar het beste uitkwamen, Abena en nog een andere partij, hebben we het contract gegund.”
Waarom kwam Abena als beste uit de bus?
“Op basis van het PvE kwamen ze er al goed uit, anders kom je niet bij de laatste vier. Dus dat wil zeggen dat je sowieso voldoet aan alle eisen op het gebied van wet- en regelgeving en dat je ook goed scoort op andere criteria, zoals functionaliteit en duurzaamheid. Ze behoorden tot de weinige leveranciers die alle zaken goed op orde hadden.”
“Daarnaast hebben we om referenties gevraagd. En die hebben we ook nagetrokken. We hebben regelmatig contact met andere ziekenhuizen via het LNAG, het Landelijk Netwerk Assortimentscoördinatoren in de Gezondheidszorg. We hebben samen ook een appgroep. Dat maakt het makkelijk om even te overleggen.”
“Ook het persoonlijke contact met Abena verloopt erg prettig. De korte lijntjes met onze contactpersoon Wilma. Hun bereidheid om meteen met de tweede partij te overleggen over de manier waarop ze het contract straks invullen. En voor de producttest kwamen ze bijvoorbeeld ook persoonlijk de samples afleveren. In een keurige omdoos en daarin weer aparte verpakkingen, met voor elk product alle gegevens erop. Om door een ringetje te halen.”
“Ik heb zelf op de IC gewerkt, dus ik weet hoe belangrijk het is dat handschoenen goed zijn; je trekt zó vaak nieuwe aan op een dag.”
Grip op goede zorg gaat over kwaliteit, maar ook over zaken als kosten en efficiënt werken. Hoe grijpen die verschillende aspecten op elkaar in als het gaat om de inkoop van medische middelen?
“Ik zeg altijd: als je de collega’s op de werkvloer kunt voorzien van goede producten, doen mensen hun werk met plezier en dan volgt de zorgkwaliteit vanzelf. Wij kijken in principe niet naar de prijs, maar alleen naar kwaliteit, veiligheid en doelmatigheid. Daardoor kan het gebeuren dat een duurder product de voorkeur krijgt. Maar daar kun je natuurlijk niet in doorslaan. Het kan geen factor tien schelen.”
“Vaak is goedkoop trouwens duurkoop. Ik heb zelf op de IC gewerkt, dus ik weet hoe belangrijk het is dat handschoenen goed zijn; je trekt zó vaak nieuwe aan op een dag. Het werkt niet als je elke keer op goed geluk moet hopen dat ze heel blijven. Onder de streep ben je dan gewoon duurder uit.”
“In onze gunningsleidraad hebben wij het belang van kwaliteit ook duidelijk aangegeven, in de zin dat de factor kwaliteit voor zestig procent meewoog en de factor prijs voor veertig procent. Vaak is dat fifty-fifty. Of andersom.”
Nog tips voor andere organisaties die een tender organiseren? Waarop te letten?
“Nou, die verhouding van zestig-veertig. Als je kwaliteit zwaarder laat wegen in de gunning, is het wel heel moeilijk om een aanbesteding alleen op prijs te winnen. Dan val je gewoon af als je product niet goed is. Het is een signaal naar leveranciers dat je voor kwaliteit gaat.”
“Daarnaast vind ik het belangrijk om open en eerlijk te communiceren. Je werkt straks jaren met elkaar samen. Dan moet je partijen tijdens een aanbesteding niet tegen elkaar uitspelen. Bij deze aanbesteding hebben wij gekozen voor dual sourcing. Twee leveranciers. Niet omdat we een concurrentiestrijd willen, maar omdat we partijen zoeken die elkaar versterken; mede ingegeven door de uitdagingen in coronatijd. We willen dat leveranciers elkaar kunnen bijvallen. Als je dat al vanaf het begin uitdraagt, werkt dat voor iedereen fijner.”
“Een derde tip is referenties opvragen en ook navraag doen bij die referenties. Veel andere Nederlandse academische ziekenhuizen gebruiken handschoenen van Abena. Dan kun je zo even vragen hoe ze bevallen.”
En de producttest waar je het over had, om de eindgebruiker bij de beslissing te betrekken.
“Die praktijktest inderdaad. En het is ook goed om te melden dat we vanaf de start van het contract nog een testperiode van drie maanden hanteren. Dat doen we bij alle aanbestedingen. Een extra waarborg dat we niet alleen op papier kwaliteit kopen, maar ook echt kwaliteit aan de bedden krijgen.”
4 tips van stafadviseur Léon Moonen (MUMC+)
voor het borgen van kwaliteit bij de aanbesteding van medische middelen
- Laat de factor kwaliteit zwaarder wegen dan de factor prijs.
Daarmee geef je een belangrijk signaal af aan leveranciers. - Communiceer open en eerlijk. Vanaf het begin.
Je werkt straks jaren met elkaar samen. - Vraag om referenties.
En doe navraag bij collega-ziekenhuizen. - Organiseer een praktijktest met eindgebruikers.
En hanteer ook een testperiode na de start van het contract.
Uit onze blog
- Alles
- Actueel
- Beleid
- Casuïstiek
- Duurzaamheid
- Expertise
- Innovatie
- Slim incontinentiemateriaal
- Alles
- Actueel
- Beleid
- Casuïstiek
- Duurzaamheid
- Expertise
- Innovatie
- Slim incontinentiemateriaal
Nooit meer misgrijpen met de verbruikersmatrix
Accepteer jij natte bedden bij jouw cliënt?
