Zorgprofessional

Zoek hier
Generic filters
Exact matches only

Zorgprofessional

Zoek hier
Generic filters
Exact matches only
Zoek hier
Generic filters
Exact matches only

's Heeren Loo: Inkopen in coronatijd

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on email

In deze blog blikken Hester van Bethlehem, Sieger Withaar en Naeljoe Latumahina, inkopers van ’s Heeren Loo, terug op de hectiek rondom de inkoop van infectiepreventiemiddelen gedurende de eerste maanden van de coronacrisis. Want niet alleen voor zorgmedewerkers, maar ook voor inkopers in de zorg is het in coronatijd stevig aanpoten.

Deze blog is onderdeel van het eMagazine GRIP!

Inkopen in coronatijd - inzichten uit de praktijk

Niet alleen voor zorgmedewerkers, maar ook voor inkopers in de zorg is het in coronatijd stevig aanpoten. Zeker de eerste maanden waren hectisch, door de grote schaarste aan beschermingsmiddelen. We kijken terug op deze periode met inkopers Hester van Bethlehem, Sieger Withaar en Naeljoe Latumahina van ’s Heeren Loo.

Het doel van het eMagazine is om inzichten te delen waarmee zorgorganisaties meer grip krijgen op zorgkwaliteit, zorgtijd en zorgkosten. Op welke manier kan een inkoopafdeling daar een bijdrage aan leveren? En kunnen leveranciers daar een bijdrage aan leveren?

Naeljoe: “In de samenwerking met leveranciers moet het niet alleen gaan over prijzen, maar ook over de kwaliteit van dienstverlening en de waarde die ze aan onze organisatie toevoegen. Op basis van prijs is ieder contract eindig, want op een gegeven moment kun je niet lager zakken dan laag.”

Sieger: “Wij moeten onze focus op zorg hebben en ons daarbij laten ondersteunen door de expertise van leveranciers. Ik verwacht van een leverancier dat die zichzelf de vraag stelt: hoe gaan mijn klanten met mijn producten om, hoe gebruiken ze die? Je kunt wel aan leveranciers vragen om hun producten goedkoper te leveren, maar ik heb liever dat hun productspecialisten bij ons komen kijken waar wij nog dingen kunnen verbeteren. Als je dat doet kun je namelijk écht kosten besparen.”

Ontdek alle artikelen uit het eMagazine GRIP!

Dit artikel komt uit het eMagazine GRIP! In het magazine vertellen vooruitstrevende zorgmanagers hoe zij grip krijgen op belangrijke uitdagingen in de zorg: kwaliteit, tijd en kosten. 
Je contacten op een creatieve manier inschakelen, centraal aansturen en herverdelen, het gebruik monitoren… Zijn er nog andere redenen waarom het bij jullie relatief goed gelukt is om deze situatie te managen? Inzichten waar andere zorgorganisaties mogelijk iets aan hebben?

Hester: “Aan de interne communicatie blijven denken.”

Naeljoe: “Dat heeft geholpen om de rust te bewaren. Berichten vanuit het crisisteam, om duidelijk te maken dat er geen tekorten waren, maar ook vlogjes vanuit de raad van bestuur. Toen er veel gebeurde was er een dagelijkse update. Nu is dat wekelijks.”

Sieger: “Er is binnen onze organisatie geen moment sprake geweest van paniek, maar natuurlijk wel van zorgen en onrust. Door je manier van communiceren, kun je de gemoederen oké houden en onnodige angst wegnemen.”

Hester: “Het was echt keihard werken. Nee bestond niet. Maar naar de rest van de organisatie bleven we in de communicatie rust uitstralen. Dat hoort bij de dienende aard van de facilitaire rol die je als inkoopafdeling hebt.”

Zo’n enorme run op persoonlijke beschermingsmiddelen, hoe hebben jullie dat als inkopers beleefd?

Hester: “In maart was het echt pakken wat je pakken kon. Je probeerde zoveel mogelijk zaken te blijven doen met je vaste leveranciers, maar op een gegeven moment konden zij ook niet meer volledig voorzien in de vraag. Die eerste maanden was het keihard werken. Het voelde alsof ik op de bloemenveiling werkte.”

Sieger: “Een voordeel was dat we een week voor de lockdown al een coronacrisisteam hadden opgericht. Toen we merkten dat de markt leeg begon te raken, hebben we vanuit inkoop twee medewerkers en vanuit facilitair vijf medewerkers aan dit team toegevoegd. En we hebben meteen in het hele land eigen distributiecentra opgezet.”

“De eerste maanden was het gigantisch druk. Het voelde alsof ik op de bloemenveiling werkte.”
hester van bethlehem inkoper s heeren loo
Hester van Bethlehem
Inkoper
Eigen distributiecentra?

Naeljoe: “Gebouwen die leegstonden hebben we zelf omgebouwd tot distributiecentra. We zijn alle locaties langsgegaan om de voorraden te inventariseren en hebben alle overvoorraad naar deze distributiecentra gebracht.”

Sieger: “Ondertussen zijn we gaan sourcen om de voorraad weer op te bouwen. Daarvoor hebben we soms vreemde moves uitgehaald. Leveranciers van kerstgeschenken vragen of zij nog bruikbare contacten in Azië hadden. Dat soort dingen. Alles om te kijken of er ergens nog iets te halen was.”

Hester: “Maar zo snel het kon, zijn we weer teruggevallen op de afspraken met onze vertrouwde leveranciers. Want het werd gewoon te duur. En je loopt het risico om niet gecertificeerde producten aan te schaffen. Ook omdat allerlei partijen onze zorgregio’s op eigen initiatief gingen benaderen. Die gingen soms toch maar in op een aanbod, om het zekere voor het onzekere te nemen.”

Kun je voorbeelden geven van ‘te duur’ of ’ niet gecertificeerde producten uit het buitenland’?

Hester: “Op een gegeven moment kreeg je handschoenen aangeboden voor 16 euro per doosje. En je weet niet wat voor kwaliteit je in huis haalt, ook al zijn alle papieren in orde. Dus we hebben alles zo goed en zo kwaad als het kon laten testen. Op die manier hebben we een partij mondmaskers met een productiefout gelukkig tijdig kunnen onderscheppen. Voor de facilitaire dienst was het een crime om alles recht te trekken. Maar de veiligheid van onze medewerkers staat voorop. Dus bij twijfel was het voor ons altijd: geen risico nemen met de kwaliteit, maar vooraf testen en de extra kosten voor lief nemen.”

Naeljoe: “Je ziet ook dat verschillende leveranciers er op andere manieren mee omgaan, met zo’n enorme plotselinge schaarste in de markt.”

Hester: “De ene leverancier ging ineens gekke dingen doen met de prijzen. Terwijl de andere juist een stapje extra zette om ons van spullen te voorzien en mee te denken over oplossingen. Van een paar partijen heb ik wel gedacht: als je hier op deze manier mee omgaat, gaan we afscheid nemen zodra de storm voorbij is.”

“Je kunt aan leveranciers vragen om producten goedkoper te leveren, maar ik heb liever dat hun productspecialisten bij ons komen kijken waar wij nog dingen kunnen verbeteren. Dan kun je écht kosten besparen.”
sieger withaar inkoper s heeren loo
Sieger Withaar
Inkoper
Is het jullie uiteindelijk gelukt om in de behoefte van medewerkers te voorzien?

Hester: “Ja. In het begin was er veel onzekerheid: zijn er voldoende persoonlijke beschermingsmiddelen? Maar eigenlijk hadden we dat best snel op orde. Op enig moment was er alleen nog een tekort aan schorten, op de rest hebben we snel kunnen inspelen.”

Naeljoe: “Door alles centraal te organiseren, heb je continu in beeld welke producten waar terecht zijn gekomen en waar tekorten zijn. Of overschotten, want je hebt vaak meer dan je denkt.”

Hester: “Dat je het gebruik centraal kunt monitoren, helpt bij het voorkomen van tekorten. Want medewerkers willen zich beschermen, en terecht. Wij bepalen ook niet wat medewerkers aan beschermingsmiddelen nodig hebben, of hoe ze moeten worden gebruikt. Maar als je ziet dat er bijvoorbeeld ineens heel veel handalcohol wordt besteld, dan kan dat wel een signaal zijn van oneigenlijk gebruik. Of een signaal van hamsteren. Als inkopers pikken wij die signalen als eerste op.”

Sieger: “Door de crisis is de bereidheid om samen op te trekken in de hele organisatie groter geworden. Onze zorgregio’s hebben veel vrijheid om zelfstandig in te kopen. Maar als je de inkoop op elke plek anders organiseert, zijn sommige dingen gewoon niet te managen. In elke zorgregio hangen bijvoorbeeld andere dispensers voor ontsmettingsmiddel. Dan kun je niet groot inkopen en niet snel schakelen als er tekorten ontstaan. Dan moeten mensen ineens losse flesjes kopen omdat producten voor sommige dispensers niet meer voorhanden zijn.”

“Het zou mooi zijn als we dit gevoel van saamhorigheid kunnen behouden als de crisis voorbij is.”
naeljoe latumahina inkoper s heeren loo
Naeljoe Latumahina
Inkoper
Kun je daar een voorbeeld van geven?

Sieger: “Neem til- en transferhulpmiddelen. Daarbij letten we niet alleen op de aanschafprijs, maar kijken we naar de Total Cost of Ownership. We nemen ook de levensduur mee. De keurings- en onderhoudskosten. En de gevolgkosten. Ga maar eens na wat het voor het terugdringen van het ziekteverzuim betekent als je de tilbelasting kunt verminderen.”

Hester: “Dat is onze toegevoegde waarde als inkoopafdeling. Leveranciers zoeken en spullen kopen kan iedereen. Wij kopen niet alleen producten in, maar organiseren bijvoorbeeld ook logistieke projecten waarbij we met leveranciers als Abena en partijen als PostNL samenwerken om het aantal vervoersbewegingen op locatie naar beneden te krijgen.”

Wat is, terugkijkend op de afgelopen periode, het gevoel dat jullie zal bijblijven?

Naeljoe: “De bereidheid om elkaar te helpen. Toen wij ons tekort aan schorten eenmaal hadden opgelost, hebben wij isolatieschorten aan het Erasmus MC verkocht, waar op dat moment de nood hoog was. Het zou mooi zijn als we dat gevoel van saamhorigheid kunnen behouden als de crisis voorbij is.”

tips voor meer grip 's heeren loo

Ontdek alle artikelen uit het eMagazine GRIP!

Dit artikel komt uit het eMagazine GRIP! In het magazine vertellen vooruitstrevende zorgmanagers hoe zij grip krijgen op belangrijke uitdagingen in de zorg: kwaliteit, tijd en kosten. 

Uit onze blog

  • Alles
  • Actueel
  • Beleid
  • Casuïstiek
  • Duurzaamheid
  • Expertise
  • Innovatie
Alles
  • Alles
  • Actueel
  • Beleid
  • Casuïstiek
  • Duurzaamheid
  • Expertise
  • Innovatie
Slim incontinentiemateriaal kan de langdurige zorg in Nederland een werkdrukverlichting van 1.900 FTE per jaar opleveren
Algemeen

Vilans: werkdrukverlichting 1.900 FTE mogelijk door slim incontinentiemateriaal

Slim incontinentiemateriaal kan de langdurige zorg in Nederland een werkdrukverlichting van 1.900 FTE per jaar opleveren. Dat is een van de belangrijkste conclusies uit het onderzoeksrapport ‘Slim Incontinentiemateriaal’ van Vilans.

Lees meer
Abena Nova implementatie
Algemeen

Skipr Q&A: Aan de slag met tijdsbeparing in ouderenzorg

Innovatieve technologieën zijn booming. Wat staat zorgorganisaties in de weg om aan de slag te gaan met innovaties? En wat zijn de geleerde lessen van de implementatie van het slimme incontinentiemateriaal Abena Nova? Deze en veel meer vragen komen aan bod in de Skipr Q&A

Lees meer
tanteLouise-Jan-Kees-van-Wijnen-over-innoveren-in-de-zorg
Algemeen

We behandelen iedere innovatie als een verandertraject

Innoveren is cruciaal om de kwaliteit van zorg op de lange termijn overeind te houden. Jan-Kees van Wijnen, lid Raad van Bestuur, vertelt hoe tanteLouise dit aanpakt en borgt binnen haar organisatie.

Lees meer

In slechts 1 klik de beste hulp. Ik wil grip op goede zorg voor: